Viele Unternehmen haben große Vorbehalte und zögern, wenn die Implementierung eines (neuen) ERP-Systems notwendig wird. Mit der richtigen Vorbereitung und Herangehensweise ist diese Furcht unbegründet:
- Planung ist alles. Schlecht vorbereitet wird auch schlecht umgesetzt.
- Ein ERP-Implementierungsprojekt verschlingt Zeit, Geld und Personal. Stellen Sie all das in ausreichender Menge zur Verfügung. Bedenken Sie, dass beteiligte Personen oft in Vollzeit für einen längeren Zeitraum aus dem Tagesgeschäft herausgenommen werden müssen.
- Kümmern Sie sich um ein gutes Projektteam und ein ebenso gutes Projektmanagement. ERP-Projekte haben die Tendenz, „in die Breite zu wachsen“.
- Das ERP-System ist das Herz Ihres Unternehmens. Ohne es funktioniert es nicht. Analysieren Sie Ist- und Wunschzustände. Was brauchen wir, was nicht? Was muss schon in der ersten Phase, was kann mittels Change Requests erst in einem späteren Stadium realisiert werden? Und: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter*innen. Die einzelnen Abteilungen können Ihnen am besten sagen, was Ihr zukünftiges System wirklich können muss.
- Erstellen Sie ein Lastenheft, in dem Sie alle Anforderungen und andere wichtige Informationen Ihr Unternehmen betreffend festhalten.
- Suchen Sie Ihren zukünftigen ERP-Partner mit Bedacht aus. Treffen Sie sich nach Möglichkeit persönlich, auch mehrmals. Bedenken Sie, dass diese Art der Partnerschaft einer Ehe ähnelt: Sie funktioniert nur mit gegenseitigem Vertrauen, ist aber auch mit viel Arbeit verbunden.
- Entscheiden Sie nicht ausschließlich auf Basis der Kosten. Unterschätzen Sie nie die persönliche Ebene und achten Sie von Beginn an auf ein gutes und partnerschaftliches Verhältnis zwischen den Projektteams.
- Alles vereinbart? Einer Implementierung steht nichts mehr im Wege. Führen Sie die Anforderungen des Lasten- in das so genannte Pflichtenheft über und legen Sie die technische Umsetzung fest.
- Binden Sie in diese technische Umsetzung auf jeden Fall Ihre IT-Abteilung ein, achten Sie auf die harmonische Integration des neuen Systems in Ihre bestehenden Abläufe, testen Sie. Testen Sie nochmals. Prüfen Sie Ihr neues System auf Herz und Nieren. Ist wirklich alles so, wie Sie es sich vorgestellt hatten?
- Schulen Sie Ihre User gründlich. Key User werden im Optimalfall für eine spätere Inhouse-Betreuung trainiert. Schulen Sie alle, die das neue System zukünftig unterstützen soll.
- Pro-Tipp: Feiern Sie Ihren Projekterfolg und drücken Sie allen Beteiligten Ihren Dank aus. Eine Implementierung oder ein Wechsel eines ERP-Systems ist ein großes Projekt, daher soll es auch gebührend abgeschlossen werden.
